「グループインフォメーション(G-Info)」

 アクトオフィスのプライベート機能にある「P-Info」の様な、グループに関しての情報を簡単に一覧できる機能がこの「G-Info」です。

 グループまたは自分の週間スケジュール、グループ関連の仕事一覧、グループで設置されている掲示板の最新記事、グループに所属しているメンバーの一覧等にすぐにアクセスできるようになっています。
 この「G−Info」から直接、他のグループメンバーに対してメールを送信したり、グループメンバーが公開している個人のスケジュールを閲覧したり、「伝言メモ」を送信することも可能です。また、グループで行われている「プロジェクト」へのアクセスもこの「G−Info」から可能となっています。



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「プロジェクト作業一覧・詳細」

 プロジェクト作業で作業担当者個々の詳細情報や、その作業に対する進捗情報などを確認し、情報の内容を必要に応じて更新しながら仕事の管理を行います。
 現在進行中であるプロジェクト作業の工程や期間、その進行具合などがグラフとして表示されるため、視覚的にも見やすく、直感でその度合いを理解することが可能です。
 また、作業の詳細情報が閲覧できるのはもとより、プロジェクト全体で関わる行事やイベントなどを登録することが可能で、プロジェクトのイベントに関しては、そのプロジェクトに関係する全てのグループメンバーが閲覧可能となっています。


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「得意先リスト」

 グループ・会社単位で取引のある企業やグループの情報をメンバー全員で参照できます。外部データをCSV形式でアップロードすることも可能です。
 グループ全体で同じ得意先のデータを共有するため、伝達のミスなども無くなり、いつでも必要なときに登録データを引き出し閲覧することが出来ます。
 登録してあるアクセス先(住所等)は左の検索ウィンドウを使うことで、簡単に該当するデータを一覧することができ、一覧からクリックすることで、右側のウィンドウへ簡単に素早く上表を表示しアクセスできるため、非常に便利です。


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「個人日報」

 所属するグループや会社に対して作業の報告や連絡などのやり取りに使います。
 個人日報は、その日行った自分の作業や行動を報告するために使用します。作業を行うごとに作業日報を記入・登録していくことで、個人の作業データが蓄積されていきます。
 日報が書き込まれると、グループの管理者はグループメンバーから書き込まれた日報を閲覧できるようになります。グループメンバーが登録した個人日報は登録された時点から管理者から閲覧が可能になり、その報告に対しての連絡や対処方法などを付加して返信することも可能です。
 この日報管理を行うことでそのグループ全体での作業の進捗や動向などを把握し、今後の進行をスムーズに対応することが出来るようになるでしょう。


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「電子会議室」

 掲示板とは違い、グループメンバー間での議論をする場合などに活用できます。一つの発言に対し、様々な返信意見(レスポンス)を返すことが出来るのが特徴です。
 親の発言に対して、返信(レスポンス)を行うと、その返信が親発言に対して係りついて表示される(ツリー形式)ので、返信がどの発言に対してなされているのかがすぐにわかります。
 また一つの発言に対して、複数の返信を行うことも出来るようになっているため、親発言に対して様々な意見を出し合い、それに対してまた新たな意見を発言するなど、グループ内での議論や相談などを自由に行うことが可能となっています。
 発言は自分の行ったものに関しては、任意に削除を行うことも可能となっており、グループの管理者はどのグループメンバーの書き込みに対しても削除を行うことが出来る権限を持っています。


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「掲示板」

 グループや会社のメンバー全員に対する連絡や報告などを行う場合、有効に活用できます。
 記事の掲載者から閲覧者への告知用途に幅広く利用できます。グループメンバーであれば誰でも書き込みを行うことが出来、他のメンバーから不要に削除されることが無いようになっています。(ただし、グループ管理者は全ての記事を削除する権限を有します)
 電子会議室とは異なり、発言に対しての返信(レスポンス)を行うことは出来ません。あくまでもグループ全体に対してのお知らせを行う際の機能となっています。議論の必要がある場合には先述の「電子会議室」を利用するのが良いでしょう。

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「メンバースケジュール」

 グループに所属しているメンバーそれぞれのスケジュールを一覧表示し、その詳細を閲覧することが出来るようになっています。
 ここでは、メンバー個人がプライベート機能の「スケジュール」機能によって、予定を「公開する」ように設定していた場合に、その予定が随時反映されるようになっています。
 メンバースケジュールを活用することで、グループで分担している作業の割り振りや、イベントの予定などの計画もスムーズに行えるでしょう。
 また、グループの管理者は各グループメンバーのスケジュールに対して、追加でスケジュールを書き込むことが出来るようになっています。こちらも作業予定や担当者へのお知らせなど、幅広く活用することが可能です。


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